کارشناسان بر این باورند که مهمترین کارکرد روابط عمومی در عصر ارتباطات، اطلاع رسانی به موقع و بهره گیری مناسب از شیوه های رسانه ای برای ایجاد اعتماد دوطرفه بین مسئولان و مردم است که تحقق آن نیاز به درک درست از مفهوم روابط عمومی دارد.
گفته می شود جایگاه فعلی روابط عمومی از نظر اختصاص اعتبار و شرح وظایف در سازمانها ، نهادهای دولتی و عمومی گاهی متناسب با کارکرد اصلی و مفهوم واقعی آنها نیست.
از این منظر روابط عمومی اتاقی شیشه ای برای جامعه و مسئولان است که وظیفه خطیر اطلاع رسانی شفاف و اعلام وضعیت سازمان را در سطح جامعه و افکار عمومی برعهده دارد و اگر نتواند مسئولیت خود را به درستی انجام دهد نمی توان به اثربخش بودن فعالیتهای آن سازمان و امیدواری مردم نسبت به کارکردش اطمینان داشت.
اهمیت فعالیت روابط عمومی و نقش ارتباطات در جامعه امروز به حدی است که ۲۷ اردیبهشت ماه برابر با ۱۷ می هر سال ‘روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی ‘ نامگذاری شده است.
* بازتعریف مفهوم روابط عمومی
مسئول انجمن روابط عمومی ایران شعبه خراسان رضوی به خبرنگار ایرنا گفت: مفهوم روابط عمومی در یک نهاد دولتی یا عمومی به خوبی درک نشده و به آن به عنوان یک واحد مانند دیگر واحدها در یک سازمان نگریسته می شود.
علی محدث افزود: روابط عمومی یک مفهوم است به این معنا که برای رسیدن به هر هدفی چه فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی و یا تجاری نیاز داریم مخاطبان در مورد محصول و خدمت ما قانع شوند و داوطلبانه به سراغمان بیایند.
وی ادامه داد: مفهوم اصلی روابط عمومی در ایران مهجور مانده و تا زمانی که انسانها عرضه کننده کالاها، تفکرات و خدمات باشند روابط عمومی اساسا جایگاه خود را پیدا نمی کند. زمانی هم که مفهوم روابط عمومی از سوی جامعه به درستی درک نشده باشد در ساختار یک سازمان نیز واحدی برای روابط عمومی یا بودجه اختصاصی یا اقدامات حمایتی دیگر برای آن در نظر گرفته نمی شود.
این مدرس دانشگاه گفت: آنقدر مفهوم روابط عمومی سهل و ساده انگاشته می شود که برخی مسئولان بی آنکه تخصصی در این حوزه داشته باشند کارکردهای روابط عمومی را تبیین می کنند و متناسب با آن از روابط عمومی سازمان خود توقع دارند.
وی افزود: این در حالی است که باید کارشناسان مربوطه و متخصصان به مدیران بگویند روابط عمومی چه معنا و چه کاربردهایی دارد و در هر سازمانی متناسب با ماهیت خدمتی آن چه نقشی ایفا می کند. تا زمانی که مخاطبان برای هر سازمانی اصالت نداشته باشند و انجام وظیفه در قبال آنان اصل اساسی یک سازمان را تشکیل ندهد، روابط عمومی نیز شکل واقعی خود را پیدا نمی کند.
محدث ادامه داد: تا زمانی که مراجعه کنندگان به معنای واقعی کلمه ‘ارباب رجوع’ ارباب سازمان ها نشوند و مدیران خود را اربابان پشت میز ندانند نخواهیم توانست مفهوم روابط عمومی را به درستی در جامعه داشته باشیم.
وی اطلاع رسانی کانالیزه و کنترل شده را از دیگر آسیب های اطلاع رسانی روابط عمومی از دستگاههای اجرایی ذکر و بیان کرد: اینکه اطلاعات مربوط به خدمت رسانی یک سازمان به صورت کنترل شده توسط مدیران از سوی روابط عمومی منتشر شود یک اشکال بزرگ است.
مسئول انجمن روابط عمومی ایران شعبه خراسان رضوی گفت: برخی مدیران تن به تکثر مجراهای رسانه ای و استفاده از ابزارهای مولتی مدیا یا چند رسانه ای نمی دهند زیرا می ترسند از قدرتشان کاسته شود در حالی که اگر به مفهوم حقیقی از روابط عمومی و کارکردهایش برسیم آن موقع منفعت سازمان ها را در استفاده از همه مجراهای ارتباطی به ویژه مجراهای ارتباطی نوین خواهیم یافت.
* روابط عمومی و رسانه
مدیر روابط عمومی اداره کل راه و شهرسازی خراسان رضوی نیز به خبرنگار ایرنا گفت: روابط عمومی ها در همکاری با رسانه ها برای اطلاع رسانی عملکرد سازمانی با مشکلاتی مواجه هستند که شرایط ویژه ای را در اطلاع رسانی برای آنها بوجود می آورد.
محمدرضا مرتضوی افزود: به عنوان مثال انتشار اخبار از صدا و سیما برای روابط عمومی یک سازمان دارای اهمیت است اما از نظر صدا و سیما آن مطلب جنبه پخش ندارد. سایر رسانه ها نیز در قبال انتشار اخبار تقاضای رپرتاژ آگهی و دریافت حق الزحمه دارند.
وی ادامه داد: بخشی از کار روابط عمومی اطلاع رسانی اقدامات و خدمات یک دستگاه اجرایی است تا باعث ایجاد امید و شادابی در جامعه شود اما چون هزینه های رسانه ای افزایش یافته نمی توان به درستی این کار را انجام داد.
مدیر روابط عمومی اداره کل راه و شهرسازی خراسان رضوی گفت: از سوی دیگر رسانه ها از روابط عمومی تقاضای ارائه اطلاعات کامل دارند اما هنوز بانک جامع اطلاعاتی مناسبی مرتبط با رسالت هر سازمان در نهادها شکل نگرفته است.
وی به موضوع بودجه نیز اشاره و بیان کرد: اگر به روابط عمومی در یک دستگاه اجرایی نیاز است باید بودجه ویژه ای به این بخش اختصاص یابد و مسئولیت هزینه کرد آن نیز به مدیر روابط عمومی واگذار شود.
مرتضوی افزود: وظیفه روابط عمومی در دستگاههای اجرایی این است که روندهای سازمانی را آنقدر ساده کند تا خدمت رسانی به مردم به درستی انجام گیرد. در اذهان عمومی، روابط عمومی یک اتاق در اداره است اما در واقع روابط عمومی یک تفکر است که باید به فلسفه وجودی آن توجه شود تا آنها بتوانند یک پل ارتباطی بین مردم و مسئولان ایجاد کنند.
* شیوه های نوین اطلاع رسانی
مدیر روابط عمومی اداره کل دامپزشکی خراسان رضوی نیز به خبرنگار ایرنا گفت: استفاده از ابزارها و شیوه های نوین در اطلاع رسانی یا ابزار مولتی مدیا(چندرسانه ای) بسیار حائز اهمیت است.
هادی زارعی افزود: استفاده از شیوه های نوین مانند موشن گرافی یا اینفوگرافیک، کانالهای پیام رسان یا شیوه های پیامکی برای اطلاع رسانی و هشدارها نسبت به شیوع بیماری هایی مانند آنفلو آنزا فوق حاد پرندگان بسیار اثربخش است و می توان به سرعت از تبعات این نوع بیماری ها جلوگیری کرد.
وی نیز به موضوع بودجه اشاره و بیان کرد: برخی اعتبارات مربوط به عملیات اطلاع رسانی ناکافی می باشد لذا ضروری است برای نهادهایی که رسالت اورژانسی دارند اعتبارات ویژه ای برای روابط عمومی تعریف شود. اختصاص کلی یک درصد از بودجه هزینه ای هر دستگاه اجرایی به امر اطلاع رسانی بنا به رسالت و نوع آن دستگاه متفاوت است لذا نمی تواند ملاک خوبی برای هزینه کرد در این بخش باشد.
مدیر روابط عمومی اداره کل دامپزشکی خراسان رضوی همچنین گفت: وضعیت تشکیلاتی روابط عمومی دستگاه های اجرایی باید بهبود یابد و نیروهای متخصص در آن حضور پیدا کنند. در غیر این صورت روابط عمومی نمی تواند نقش اثربخش خود را در حوزه اطلاع رسانی به خوبی ایفا کند.
* روابط عمومی و مخاطب
مدیر روابط عمومی آستان قدس رضوی نیز به خبرنگار ایرنا گفت: روابط عمومی به صورت کلی و کلان در کشور جایگاه ویژه ای ندارند و در فضای سیاستگزاری سنتی دیده می شوند. به این معنا که روابط عمومی باید به کارهای تشریفات و امور مدیر رسیدگی کند.
مهدی رضوی کیا افزود: مسائل مهم ارتباطی مردم با دستگاههای حاکمیتی به صورت جدی و دقیق مورد بررسی قرار نگرفته و بعضا زمانی روابط عمومی برای مدیران مهم جلوه داده می شود که آن سازمان در مواجهه با مساله ای مجبور به واکنش باشد.
وی ادامه داد: در اینکه بودجه روابط عمومی دستگاههای اجرایی پایین است تردیدی نیست اما دیدگاه مدیران ارشد نسبت به روابط عمومی نیز فارغ از نوع تولیدات رسانه ای آنها در موفقیتشان بسیار نقش دارد.
مدیر روابط عمومی آستان قدس رضوی گفت: از سوی دیگر گاهی یک دستگاه اجرایی امکاناتی در اختیار دارد و از این طریق ارتباط مناسبی با مردم برقرار می کند اما از سوی دیگر ظرفیت های یک مجموعه و جایگاهی که در بین مردم دارد، روابط عمومی را در ایفای بهتر نقش خود یاری می دهد.
منبع: ایرنا
