در بخش نخست این مطلب برخی از آداب سخنرانیهای جذاب از جمله مزیتها و آثار مثبت یادگیری اصول و فنون سخنوری و فن بیان، شبح نویسی، جملات و نقاط منفی یک سخنرانی که یک سخنران ماهر باید از آنها مطلع باشد، بیان شد. در این نوشتار ادامه مطالب در این رابطه ارائه می شود.
آداب سخنرانیهای جذاب
نگارش سخنرانی
برای مدیران روابط عمومی صرف نظر از این که آیا آن ها در آن کار میکنند و دخیل هستند، نگارش متن سخنرانی یک جنبه به طور فزاینده مهمی از ارتباطات است. نیمی از نبرد مربوط به نگارش متن سخنرانی مؤثر، یادگیری در مورد اهمیت موضوع است.
با در نظر گرفتن این مسأله، در اینجا پنج تاکتیک برای زمانی که موضوع خود را تحقیق میکنید باید در نظر بگیرید.
به سؤالات خود پاسخ دهید: اولین گام در پژوهش موضوع درک آن چیزی است که شما نمیفهمید. یک لیست از سؤالات خود، به عنوان نویسنده که نیاز به روشن شدن دارد، تهیه کنید. این سؤالات بیشتر از آن سؤالاتی است که احتمالاً مخاطب نیاز به توضیح دارد، خواهد بود.
آموزش برای روزهای سخت: این مهم است که همه جوانب طیف مربوط به موضوع خود را درک کنیم به طوری که آن سخنرانی بتواند این مسائل (مباحثه) را آدرس دهی کند یا از آدرس دهی به آنها اجتناب کند.
سؤالاتی بپرسید: اگر چه زمان تک به تک افراد ممکن است محدود باشد، ایمیلها و تماسهای تلفنی به مشتری خود گزینههای جایگزین مناسبی هستند.
مخاطبان چه میدانند: آیا این مخاطبان به طور مستقیم توسط موضوع تحت تأثیر قرار میگیرند، یا اینکه آیا این مخاطبان از موضوع، حذف میشوند؟ اگر مخاطب تحت تأثیر موضوع قرار بگیرد، بنابراین برخی اظهارات توضیحی نیاز نیست.
جمعیت چیست: سن، جنس، نژاد، مذهب و یا دیگر ویژگی های متنوع خاص مخاطب باید در ابتدا مشخص شود. آن سخنران باید از این ویژگیها آگاه بوده و از حساسیت خاص در گروه مطلع باشد.
برای آنها داستان بگویید: ایدههای خوبی وجود دارند، اما والدین ایدههای زمان خواب فرزندان خود را نمیخوانند. داستانهایی هستند که ما بیاد میآوریم. در این زمینه استانداردهایی در هر جایگاهی که میخواهید سخنرانی خود را ایراد کنید، وجود دارد.
جادوی آینده: خواست معمولی انسانها این نیست که فقط توانایی تصور آینده را داشته باشند. این در واقع یک نیاز است. سخنرانان بزرگ از آن امتیاز میگیرند، مانند مارتین لوتر کینگ جونیور؛ که این را در سخنرانی مشهور «من رؤیایی دارم» به خوبی استفاده کرده است.
به آنها نقشه راه بدهید و به آن ارجاع دهید: وقتی ما به یک سخنرانی گوش میدهیم، ممکن است یک یا دو سطر از آن را فراموش کنیم؛ بنابراین سخنرانان مؤثر به مخاطبان خود اجازه میدهند که بدانند در کجای متن هستند. این سطر از سخنرانی فرانکلین روزولت را در نظر بگیرید: «میخواهم به شما بگویم که در روزهای اخیر کارهای زیادی انجام شده است و چرا انجام شده است و در گام بعدی میخواهیم چه کارهایی را انجام دهیم.»
به کلام خود ریتم بدهید: به میزانی در کلام خودتان از جناس استفاده کنید. یک مقدار تکرار. برخی جملات کوتاه در میان جملات طولانی. اینها به سخنرانی شما انرژی میدهد؛ مانند این خط در سخنرانی جان اف کندی که در سخنرانی «ماه» خود گفت: «چرا، برخی می گویند، ماه؟ چرا این را به عنوان هدف انتخاب میکنند؟»
به آنها چیزی بگویید که قدری بخندند: غیر ممکن است که بی خیال کسی بشوید که شما را خندانده است، یا حداقل باعث شده است که لبانتان قدری به سمت بالا کج شود. کمی سرزنش خود میتواند شرطی برای اطمینان باشد. توجه داشته باشید که چگونه ژنرال داگلاس مک آرتور، در جهان عصر خودش شهره شد، وی سخنرانی «وظیفه، افتخار و کشور» خود را با یک لطیفه در مورد اینکه دربان هتل زمانی که وارد شده او را نشناخته است، آغاز کرد.
به داستان در اتاق اذعان کنید: اگر شما برای مخاطبانی صحبت میکنید که در شک و تردید هستند، پیرامون نگرانیهای آنها سخن نگویید. نگرانیهایی را بیان کنید که در آنها سربلند هستید، مثل نیکسون که در سخنرانی «چکرز» گفت: «من امشب پیش از شما به عنوان نماینده برای معاون رئیس جمهوری آمدم، به عنوان کسی که صادقانه و درستکارانه مورد سؤال قرار گرفت.»
از اینکه کوتاه و نکته نکته سخن بگویید نترسید: در سخنرانیها، کیفیت با طول سخنرانی هیچ نسبتی ندارد. گتیسبرگ سخنرانی را بیان کرد که فقط 272 کلمه داشت و به واسطه همین 272 کلمه توانست جمعی را متحول کند.
و آخرین نکته این که: چه شما در یک جلسه مشترک کنگره ایالات متحده امریکا سخنرانی کنید، یا در یک جلسه مشتریان بالقوه در اسکایپ، از هیچ کدام از متون سخنرانی که برای شما نوشته شده است، کورکورانه استفاده نکنید. تنها یکی از آنها را که دقیقاً متناسب با مکان سخنرانی است، انتخاب کنید و سعی کنید تا حد امکان طبیعی به نظر برسید. مهم نیست که چقدر متن سخنرانی خوب باشد، اگر شما مثل یک روبات آن را بدون هیچ احساسی بخوانید، هرگز نمیتوانید موفق شوید.
ارائه خوب
در یک ارائه، موضوعات مهم قابل توجه زیادی وجود دارد که در اینجا صرفاً به برخی از مباحث مهمتر اشاره شده است.
امکان دستیابی به نوشتههایی مطلوبتر برای شما وجود دارد، لیکن متن حاضر میتواند خلاصهای از ورود به این موضوع مدنظر قرارگیرد.
افراد بنامی در این زمینه، یعنی چگونگی داشتن یک ارائه خوب، مطالب ارزشمند زیادی دارند؛ از جمله میتوان به خانم نانسی دوریت اشاره نمود. ایشان در کتابی ساختارمند با نام ارائه گیرا به نوعی تمام جوانب را برای تجربه یک ارائهٔ خوب، در متنی صریح و روان توضیح میدهند که برای مطالعه بیشتر میتوان به این کتاب مراجعه کرد.
هدف تعیین گردد و متناسب با آن، انرژی صرف گردد. لزومی ندارد موضوعی یکسان و معین، برای دو گروه به صورت یکسان و با انرژی برابر ارائه گردد. مگر اینکه هدف دو ارائه یکی باشد. این هدفی که برای تحقق آن مشغول به ارائه هستیم، برای خودمان باید مثل روز روشن باشد.
هدف من از هر ارائه به صورت روشن چیست (برای حاضرین)؟ در ابتدای بحث، هدف ارائه (هدف اصلی) به طور بسیار روشن و رسا و همچنین خروجی آن را بیان کنیم تا سوء تفاهم و بعضاً مسائل حاشیهای در درون ارائه مطرح نگردد. اگر این هدف به صورت روشن بیان نگردد، در خروجی کار شاید ذهن مخاطب قانع نگردد؛ چرا که هدفی که برای خود متصور بوده محقق نشده است.
ارائه گر خوب، یک مدیر خوب نیز است: بعضاً افراد ذهن خود را حول یک موضوعی میبندد؛ به این معنا که وقتی مشغول به کاری هستند، امور دیگر را فراموش میکنند. وقتی داریم ارائه میدهیم خود را مدیر جلسه نیز باید بدانیم؛ چراکه حتماً یکی از پارامترهای مهم و اثرگذار در ارائه ما، مدت زمان اختصاص یافته خواهد بود که بدون مدیریت متناسب، محقق نخواهد شد. باید نظرات رد و بدل شده در جمع و یا موضوعات حاشیهای مطرح شده مدیریت گردند؛ تا به هدفی که تعیین نمودهایم، نائل آییم.
قرار نیست همه یافتههای خوب در یک ارائه بیان گردند: همانطور که بیان شد، یک ارائه هدف روشنی بایستی داشته باشد؛ بنابراین همه مفاهیم خوبی را که به آنها اشراف داریم، لزومی برای بیان آنها در هر جلسه ارائه نیست. در راستای هدف تعریف شده مطالب بارز و حائز اهمیت را بایستی بیان کرد
در ارتباط با زمان دقت نظر لازم را داشته باشیم: مدت زمان هر ارائهای مشخص است. بدان توجه عملی داشته باشیم. تخطی از زمان تعیین شده برای یک ارائه، به هیچ عنوان توجیه نداشته و موضوعیتی در یک ارائه خوب نخواهد داشت.
صفحه کامپیوترمان را مرتب نگه داریم: اگر از صفحهای بر روی دیوار (پروژوکتور) بهره می بریم، بنابراین احتمال رؤیت صفحه دسکتاب کامپیوترمان برای حضار وجود دارد. آن را به صورت کاملاً مرتب شده نگه داریم؛ و حتی الامکان از تصویر متناسبی نیز بهره ببریم.
از انجام کارهای بیهوده پرهیز نمائیم: کار بدون هدف و بیهوده انجام ندهیم. برای تمامی حرکتهای بدنی مثل نشستن، ایستادن، نوشیدن آب و سایر موارد دارای برنامه باشیم و از انجام دادن حرکات اضافی پرهیز نمائیم. به طور شفاف بایستی گفت در یک ارائه هیچ کاری انجام نشود، مگر با دلیل و در راستای هدف تعیین شده نیازی به بازگویی تمامی تلاشها و فعالیتهای انجام شده برای مخاطب نیست: بعضاً چون ما تلاش بسیار زیادی در یک تحقیق متحمل شدیم، قصد داریم در سر جلسه ارائه همه آنها را نشان دهیم. این کار بسیار اشتباه و کشنده است؛ چرا که از نظر زمانی و حجم اطلاعات بر ما فشار و استرس وارد خواهد ساخت. ممکن است یک دهم خروجی کل تحقیق هم در ارائه بیان نگردد، ولی در همین یک دهم، هدف ما محقق گردد و این یعنی ما به هدفمان رسیدهایم، در حالی که همه مطالب را ارائه ندادهایم
اشتباههای رایج در سخنرانیهای جذاب
معمولاً به راحتی میتوانیم نقاط ضعف دیگران را در یک سخنرانی متوجه شویم، مواردی چون بیش از حد حرف زدن، طولانی شدن جلسه و… اغلب در بیشتر سخنرانیها دیده میشود؛ اما وقتی پشت میکروفن قرار میگیریم، اشتباههای دیگران را دوباره تکرار میکنیم.
با مطالعه و اجرای توصیههای زیر میتوانید از بروز چنین اشتباههایی جلوگیری کنید.
1- عدم تعامل عاطفی:
نباید مطالب را بدون احساس و فارغ از موضوع جلسه، سن و سال و شخصیت مخاطبان بیان کنید. همان قدر که با ذهن مردم ارتباط دارید باید تلاش کنید تا قلبشان را نیز تسخیر کنید. تلاش کنید راهی بیابید تا احساساتتان را با موضوع مورد بحث، اطلاعات، مدارک، استدلالهای منطقی و … بیامیزید. سعی کنید سخنتان را با تعریف کردن یک داستان یا خاطره آغاز کنید تا نظرها را به خود جلب کنید. برای آنکه بتوانید از احساساتتان برای انتقال حرفهایتان استفاده کنید باید به یکسری از «چرا» ها پاسخ دهید. به طور مثال اگر میخواهید به موضوع ذخیرهسازی ابری بپردازید، میتوانید با طرح این سؤال «چرا به ذخیرهسازی ابری نیاز داریم؟» سخنرانیتان را شروع کنید. پاسختان ممکن است چنین باشد «برای ارائه اطلاعات به همکارانی که در دور دست کار میکنند و برای نجات دادن جان انسانها تلاش میکنند.»
این شیره یک تله احساسی است. یک بار که چنین کنید، انتخاب کلمات و تصاویری که حمایت و همدلی را بر میانگیزند سادهتر میشود.
2- استفاده بیش از حد از اسلایدها:
امروزه استفاده از ابزاری چون پاورپوینت در سخنرانیها بسیار مهم است؛ اما باید طرز استفاده از آن را بیاموزید. مشکلات زمانی آشکار میشوند که اطلاعات زیادی را در یک اسلاید قرار داده باشید. باید از قبل خود را آماده کنید تا چیزی را فراموش نکنید. هیچ کس محتوای اسلایدها را نمیخواند، چون کسلکننده است، بنابراین مطالب را با جزئیات توضیح ندهید.
3- استفاده کردن از اصطلاحات تخصصی:
تاکنون به حرفهای فردی گوش کردهاید که درباره موضوع مورد نظرش هیچ ایده مشخصی نداشته باشد؟ اگر پاسختان مثبت است، حتماً در سخرانی خود از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده است.
هر صنفی اصطلاحات تخصصی مختص به خود دارد که به گوش کارشناسان و افرادی که در آن صنف فعالیت میکنند آشنا است. جز در مواردی که برای کارشناسان و متخصصان یک صنف خاص سخنرانی میکنید باید از این اصطلاحات استفاده کنید. تسلط و اشرافتان به موضوع باید در سخنانتان متبلور شود. با به زبان آوردن کلمات تخصصی نمیتوانید عدم اشرافتان به موضوع را پنهان کنید.
4- سخنرانیهای طولانی:
هیچ چیز بدتر از آن نیست که جلسه معرفی کالا، خدمات و… بیپایان به نظر برسد. خلاصه، سریع و شمرده حرف بزنید. حضار هرگز شما را برای تمام کردن زودهنگام حرفهایتان سرزنش نخواهند کرد. حتماً قبل از سخنرانی یک برنامه زمانی مشخص برای خود مشخص کنید.
منبع: شارا
گردآوریشده توسط پایگاه دانستنی آنلاین
